OHADA & gestion des dépenses : 5 obligations à automatiser
Le référentiel OHADA / SYSCOHADA n'est pas qu'une affaire de bilan : il encadre aussi la façon dont les dépenses sont justifiées, codifiées et conservées. Voici cinq obligations qu'il vaut mieux automatiser que surveiller à la main.
1. Le justificatif obligatoire
Au-delà d'un seuil (souvent 5 000 FCFA), toute dépense doit être appuyée d'une pièce. Plutôt que de relancer les collaborateurs, exigez la photo du reçu au moment de la soumission — l'OCR fait le reste.
2. Le mapping vers un compte de classe 6
Chaque dépense doit être rattachée au bon compte de charge (6251 déplacements, 6252 réceptions, 6171 transport…). La codification automatique élimine les erreurs de poste.
3. L'audit trail conservé 10 ans
OHADA impose une rétention longue. Un journal d'audit immuable (qui a soumis, approuvé, modifié, quand) doit être conservé 10 ans — impossible à tenir sur tableur.
4. La TVA correctement appliquée
Au Cameroun, la TVA est de 19,25 %. Son calcul, sa déductibilité et son écriture (compte 4452) doivent être systématiques, pas laissés à l'appréciation.
5. Le principe des « 4 yeux »
Anti-auto-approbation : celui qui engage la dépense ne peut pas l'approuver seul au-delà d'un seuil. Cette règle doit être appliquée par le moteur de policy, pas par la bonne volonté.
Automatiser plutôt que surveiller
Ces cinq obligations ont un point commun : elles sont fastidieuses à contrôler manuellement et critiques en cas d'audit (BEAC, COBAC). Les confier à un moteur de règles configurable réduit le risque et libère l'équipe finance.